Změna sídla společnosti

Změna sídla společnosti znamená zápis nové adresy do obchodního rejstříku. Postup závisí hlavně na tom, jak je sídlo uvedeno ve společenské smlouvě nebo zakladatelské listině: zda pouze jako obec, například Praha, nebo jako konkrétní adresa.

Co znamená změna sídla společnosti

Sídlo společnosti je adresa zapsaná v obchodním rejstříku. Na této adrese má být společnost dohledatelná, má zde přijímat úřední i obchodní korespondenci a adresa se používá také ve veřejných evidencích, smlouvách a dalších dokumentech.

Při změně sídla se tedy neřeší jen faktické přestěhování. Je potřeba doložit právní důvod užívání nové adresy, přijmout příslušné rozhodnutí společnosti a podat návrh na zápis změny do obchodního rejstříku.

Nejdůležitější otázka: obec nebo konkrétní adresa?

Než se začne připravovat změna sídla, je potřeba zkontrolovat společenskou smlouvu nebo zakladatelskou listinu. Rozhodující je, zda je v ní sídlo uvedeno pouze jako obec, nebo jako přesná adresa.

Přehled: změna sídla bez notáře nebo s notářem

U změny sídla se v praxi nejčastěji rozlišují dvě základní varianty.

Změna sídla bez notáře

Změna sídla bez notářského zápisu se typicky řeší tehdy, když je ve společenské smlouvě nebo zakladatelské listině uvedena pouze obec a společnost se stěhuje na jinou adresu v rámci této stejné obce.

Příklad:

V takové situaci se obvykle připraví rozhodnutí příslušného orgánu společnosti, doloží se právní důvod užívání nové adresy a podá se návrh na zápis změny adresy sídla do obchodního rejstříku.

Změna sídla s notářským zápisem

Notářský zápis se typicky řeší tehdy, když změna sídla znamená také změnu společenské smlouvy nebo zakladatelské listiny. Nejčastěji půjde o situaci, kdy se společnost stěhuje do jiné obce, nebo kdy je v zakladatelském dokumentu uvedena celá konkrétní adresa.

Změna obce

Pokud je ve společenské smlouvě uvedeno například „Sídlem společnosti je Praha“ a společnost má mít nově sídlo v Brně, mění se údaj ve společenské smlouvě. To obvykle znamená, že je potřeba rozhodnutí ve formě notářského zápisu.

Ve smlouvě je uvedena celá adresa

Pokud je ve společenské smlouvě uvedena konkrétní adresa, například ulice, číslo a město, pak i změna na jinou adresu ve stejné obci může znamenat změnu společenské smlouvy. V takovém případě se obvykle také řeší notářský zápis.

Souhlas vlastníka s umístěním sídla

Při změně sídla je potřeba doložit, že společnost má právní důvod novou adresu užívat. V praxi se nejčastěji dokládá souhlas vlastníka nemovitosti s umístěním sídla, nájemní smlouva nebo jiný dokument, ze kterého vyplývá oprávnění adresu užívat.

Souhlas vlastníka by měl jednoznačně identifikovat nemovitost, vlastníka, společnost, které se sídlo poskytuje, a měl by obsahovat úředně ověřený podpis, pokud je to pro daný postup vyžadováno.

Co se typicky dokládá ke změně sídla

Konkrétní seznam příloh se může lišit podle toho, zda jde o změnu bez notáře, nebo o změnu se změnou společenské smlouvy. Obvykle se ale řeší tyto dokumenty:

• aktuální společenská smlouva nebo zakladatelská listina,
• rozhodnutí o změně sídla,
• souhlas vlastníka s umístěním sídla nebo jiný právní titul k adrese,
• notářský zápis, pokud se mění společenská smlouva,
• návrh na zápis změny do obchodního rejstříku,
• plná moc, pokud změnu vyřizuje zástupce.

Změna sídla krok za krokem

1. Zkontrolujte společenskou smlouvu. Nejdříve zjistěte, zda je sídlo uvedeno pouze jako obec, nebo jako celá konkrétní adresa.
2. Vyberte novou adresu sídla. Adresa musí být použitelná pro zápis do obchodního rejstříku a společnost zde musí být schopná přijímat poštu.
3. Zajistěte souhlas vlastníka. Pokud společnost není vlastníkem nemovitosti, je potřeba doložit právní důvod užívání adresy.
4. Připravte rozhodnutí společnosti. Podle konkrétní společnosti může rozhodovat jednatel, valná hromada nebo jediný společník.
5. Vyhodnoťte nutnost notáře. Pokud se mění obec nebo celé znění společenské smlouvy, bude typicky potřeba notářský zápis.
6. Podejte návrh do obchodního rejstříku. Návrh se podává na předepsaném formuláři a přikládají se potřebné listiny.
7. Po zápisu upravte navazující údaje. Zkontrolujte označení sídla, poštu, smlouvy, web, faktury, obchodní dokumenty a další evidence.

Na co se po změně sídla nezapomenout

Zápisem nové adresy do obchodního rejstříku práce často nekončí. Je vhodné zkontrolovat, zda se nová adresa propsala i do dalších evidencí a dokumentů společnosti.

• označení sídla na nové adrese,
• přesměrování nebo pravidelné přebírání pošty,
• aktualizace údajů na webu a v obchodních dokumentech,
• změna adresy ve smlouvách a fakturačních údajích,
• kontrola údajů v živnostenském rejstříku, pokud je to potřeba,
• informování banky, účetní, obchodních partnerů nebo dalších institucí.

Nejčastější chyby při změně sídla

• firma řeší pouze novou adresu, ale nekontroluje společenskou smlouvu,
• společnost se stěhuje do jiné obce a nepočítá s notářským zápisem,
• ve společenské smlouvě je uvedena celá adresa a změna je mylně považována za jednoduchou,
• chybí souhlas vlastníka nebo jiný doklad k užívání adresy,
• návrh do obchodního rejstříku neobsahuje všechny potřebné přílohy,
• po zápisu změny nejsou aktualizované obchodní dokumenty nebo kontaktní údaje.

Časté otázky